GENERALITES

 

  1. Qu’est-ce qu’un courrier recommandé électronique ? 

Souvent réservé à l’envoi de courriers importants, le courrier recommandé est un mode de correspondance à valeur probante. Son recours est une obligation légale dans certaines démarches. Adresser un courrier recommandé permet, notamment en cas de litige, de prouver les dates de dépôt à l’opérateur du service postale et de réception par le destinataire. 

La lettre recommandée électronique est totalement dématérialisée. La création du courrier, son envoi, sa réception, l’archivage des éléments de preuve sont effectués en ligne. 

  1. A qui s’adresse Recommandé.com ? 

Notre offre s’adresse aussi bien aux particuliers dans un usage quotidien qu’aux entreprises pour un usage professionnel. 

  1. Dans quels cas envoie-t-on un courrier recommandé électronique ? 

Le champ d’application de la lettre recommandée électronique est similaire à celui de la lettre recommandée papier : exécution ou résiliation d’un contrat, mise en demeure, exercice d’un délai (dans un cas de rétractation par exemple), convocations, relations commerciales, formation…

  1. Quelle est la valeur légale du courrier recommandé électronique ?

Le statut de la lettre recommandée électronique a été précisée au fur et à mesure des décrets et des jurisprudences. Elle est, depuis la publication de l’article 93 de la Loi sur la République numérique du 7 octobre 2016, inscrite et régie par un texte unique, l’article L.100 du Code des Postes et des Communications électroniques (CPCE). 

Ce texte entérine l’égalité de valeur des courriers recommandés électroniques et papier. "L’envoi recommandé électronique est équivalent à l’envoi par lettre recommandée, dès lors qu’il satisfait aux exigences de l’article 44 du règlement (UE) n° 910/2014" du 23 juillet 2014.

  1. Quelle est la différence entre lettre recommandée électronique classique et eIDAS ? 

Pour être eIDAS, la lettre recommandée électronique doit être conforme au règlement européen n°310/2014. Le point le plus notable, par rapport à une lettre recommandée électronique classique est l’identification forte son expéditeur. La lettre eIDAS offre ainsi une garantie optimale de la relation tripartite Expéditeur - Opérateur du courrier – Destinataire. 

Point important : la validation de cette procédure d’identification peut prendre quelques jours. Il est important que vous anticipiez votre démarche de quelques jours, s’il vous est impératif d’envoyer une lettre eIDAS pour la première fois. 

  1. La lettre recommandée électronique est-elle aussi fiable que la lettre recommandée papier au guichet postal

Notre solution répond à des règles très exigeantes en matière de sécurisation et de traçabilité des données. Elle offre, en plus des classiques avis (dépôt, réception, refus, non-distribution ou non-réclamation), la preuve du contenu de la lettre, que ne garantit pas le recommandé papier au guichet. Notre lettre recommandée électronique est ainsi très sécurisée et très fiable. 

  1. Quelle est la différence entre la lettre recommandée papier au guichet postal, la lettre recommandée électronique et la lettre recommandée hybride (électronique rematérialisée en papier) ?

Dans le cas de la version papier au guichet postal, une intervention humaine physique est nécessaire pour chaque étape : déplacement au guichet pour le dépôt du courrier, acheminement du pli, présentation à l’adresse postale du destinataire et remise en main propre.

La lettre recommandée électronique est, elle, 100% dématérialisée. Le courrier numérique est acheminé, de bout en bout par un opérateur, entre l’expéditeur et le destinataire, dont l’identité est vérifiée avec un degré de confiance substantiel conformément à l’article 44 du règlement (UE) n° 910/2014 du 23 juillet 2014. 

La lettre recommandée électronique rematérialisée en papier enfin, est une combinaison des deux précédentes solutions. Le courrier est déposé par voie électronique sur le site du prestataire, puis imprimé et acheminé jusqu’à l’adresse postale du destinataire. 

  1. Combien coûte une lettre recommandée électronique ?

Afin de vous donner toutes les preuves de dépôt et de réception de votre courrier recommandé, notre système vous assure toutes les garanties nécessaires. Notre recommandé électronique est au tarif unique de 2,70 € TTC avec AR, quelle que soit la taille du fichier envoyé.

  1. Quel est le tarif d’une lettre recommandée hybride (rematérialisée en papier) ? 

Le prix de notre lettre recommandée hybride dépend du nombre de pages imprimées. Pour plus de précision, veuillez-consulter notre grille tarifaire.

 

L’UTILISATION DU SERVICE

 

  1. Quels sont les prérequis avant d’utiliser Recommandé.com ? 

Pour utiliser nos services, vous avez besoin d’un terminal (ordinateur fixe ou portable, tablette, smartphone) connecté à internet et de votre adresse e-mail. Aucune installation particulière n’est requise. La création d’un compte est indispensable pour utiliser notre service d’envoi sécurisé dans des conditions optimales. 

  1. Quelles sont les fonctionnalités d’un compte ?

Les avantages d’un compte sont nombreux : 

  • Il permet le suivi des courriers, envoyés ou reçus, ainsi que l’archivage des éléments de preuve. 
  • Il permet l’enregistrement des paramètres d’identité, procédure conseillée pour tout envoi et réception d’un courrier recommandé électronique. Il évite ainsi d’avoir à renseigner les informations d’identité à chaque nouvelle connexion.
  • Un compte est strictement confidentiel pour un usage personnel. Dans le cas d’une adresse e-mail collective ou générique (association, projet collectif, service administratif, entreprise, famille…), il vous est possible de partager l’utilisation de votre compte. Si vous souhaitez ouvrir les accès des co-propriétaires de l’adresse, en tant qu’expéditeur eIDAS ou destinataire direct, il vous faudra à la fois déclarer leur identité dans l’espace « Mes identités » et renforcer la sécurité de leur compte via le menu « Sécurité ». 
  • Il donne la possibilité de créer un carnet d’adresse personnalisé.
  • Il permet de bénéficier de promotions, d’avoirs et de bien d’autres avantages.
  1. Qu’est-ce que l’accord sur le principe du courrier recommandé électronique ?

La notion de consentement préalable sur le principe du recommandé électronique a été définie par l’article L.100 -II du Code des Postes et des Communications Electroniques du 7 octobre 2016. Il n’est applicable qu’au destinataire particulier. Lorsque "le destinataire n’est pas un professionnel, celui-ci doit avoir exprimé (…) son consentement à recevoir des envois recommandés électroniques"

Refuser de recevoir des courriers recommandés sur sa boîte e-mail ne signifie pas que vous refusez la lettre recommandée elle-même.

  1. L’obtention de cet accord est-elle nécessaire pour envoyer un courrier recommandé électronique ?Qu’en est-il du destinataire professionnel ?

L’accord préalable du destinataire particulier doit être obligatoirement obtenu afin qu’une lettre recommandée électronique puisse lui être remise. Cette acceptation permet d’attester que le destinataire est actif sur l’adresse e-mail désignée par l’expéditeur et qu’il en autorise l’utilisation pour la réception de courriers recommandés électroniques. Recommandé.com se charge d’effectuer cette démarche pour vous.

L’autorisation, une fois donnée par le destinataire sur l’adresse désignée, vaut pour les autres envois de lettres recommandées.

Cet accord préalable est valable pour le destinataire particulier seulement. Il n’est pas nécessaire pour les destinataires professionnels. Le professionnel est automatiquement notifié de la réception d’un courrier recommandé. Au regard de la loi, il est donc engagé au même titre qu’un recommandé papier.

  1. Que dois-je faire si mon destinataire particulier ne donne pas son consentement ? 

Dans ce cas, pas de panique. Nous vous proposons la matérialisation et la distribution physique de votre courrier, via notre offre hybride (rematérialisée papier). Nous prenons en charge les modalités liées à l’envoi au destinataire dans les meilleurs délais.

  1. Un destinataire a-t-il le droit de refuser ou de négliger une lettre recommandée électronique ? 

Les avis ont une valeur juridique permettant d’obtenir la preuve de réception ou de non réception de la lettre (date et lieu) par le destinataire.

Comme pour un courrier recommandé traditionnel, les délais légaux courent à compter du lendemain de l’envoi de la notification du courrier recommandé électronique au destinataire (qu’il soit un professionnel ou alors un particulier qui a accordé son consentement préalable). 

A partir de cette date, le destinataire dispose de 15 jours pour prendre connaissance de son courrier. Seule l’acceptation de la notification lui donne accès au contenu de la lettre et à l’identité de l’expéditeur. Le destinataire a également le choix de refuser le document, un avis de refus est transmis à l’expéditeur. Au-delà de ce délai légal, sans réaction de la part du destinataire, le contenu de la lettre est rendu inaccessible et un avis de non-réclamation est remis à l’expéditeur. 

  1. Quelles sont les conséquences d’un refus ou d’une non réclamation de la lettre recommandée ?

Il est important de noter que les avis constituent un élément de preuve en cas de litige. Aussi, le refus ou la négligence n’exemptent pas le destinataire de sa responsabilité au regard du contenu envoyé. 

 

LES QUESTIONS EXPEDITEUR

 

  1. Je suis à l’étape « Créer un courrier ». Je ne parviens pas à télécharger ma lettre ou mes pièces jointes. Que dois-je faire? 

Plusieurs précautions sont à prendre pour vérifier que toutes les étapes ont bien été respectées : 

  • Vérifier le format de vos pièces jointes 

Notre service de recommandé en ligne accepte la prise en charge de l’ensemble des formats suivants : .pdf, .doc, .docx, .rtf, .txt, .odt, .jpg, .tif, .jpeg, .png, .bmp, .tiff, .gif.

  • Vérifier la taille maximale pour une lettre recommandée

Notre service de recommandé permet de télécharger une ou plusieurs pièces jointes. L’ensemble des éléments téléchargés ne doit pas dépasser 256 Mo. 

  1. Comment créer et renseigner mon carnet d’adresses ?

Pour accéder à cette fonctionnalité, il est nécessaire de posséder un compte personnel et d’y être connecté.

A l’étape « Renseigner le destinataire », cliquez sur le menu « Carnet d’adresses » afin de choisir votre destinataire et cochez-le parmi la liste. Vous pouvez cocher plusieurs destinataires à la fois.

  1. Comment procéder pour l’envoi d’un courrier recommandé à plusieurs destinataires ?

Il y a différentes manières de saisir un ou plusieurs destinataires :

  • Que vous soyez ou non connecté, à l’étape, « Renseigner le destinataire », saisissez manuellement les données demandées et cliquez sur « Ajouter un destinataire ».
  • Si vous êtes connecté à votre espace personnel, cochez-le ou les destinataires de votre courrier, au menu « Carnet d’adresses ». 
  1. Dans le cas d’un envoi multiple, est-il possible de choisir le type de recommandé, électronique ou papier en fonction des destinataires ? 

Oui, c’est possible. Il vous faut choisir le type d’envoi (électronique ou papier) pour chaque destinataire (e-mail, adresse postale). Dans le cas où un envoi électronique est impossible (refus du principe de la lettre électronique, erreur sur l’adresse e-mail), nous vous proposons l’offre matérialisée en version papier. L’adresse postale est obligatoire pour l’acheminement d’un courrier hybride.

  1. J’ai envoyé un courrier recommandé électronique. Que se passe-t-il si l’adresse e-mail de mon destinataire est erronée ?

Si l’e-mail du destinataire est erroné, vous êtes recontactés rapidement pour effectuer la correction nous permettant de renvoyer votre courrier. 

Dans le cas d’un e-mail non rectifiable, nous vous proposons la matérialisation et la distribution de votre courrier en format papier (l’adresse postale doit être renseignée). Dans ce cas, la date de dépôt de votre courrier reste identique. 

  1. Comment utiliser le numéro de suivi d’une lettre recommandée électronique ?

Présent sur votre avis de dépôt et sur votre facture, le numéro de courrier vous permettra de faire le suivi de votre lettre recommandée électronique. Ce numéro pourra être renseigné à tout moment à partir du menu « Suivre mon courrier », ou directement depuis votre espace personnel dans le menu « Mes courriers recommandés ». Vous aurez ainsi la possibilité de savoir précisément quel est le statut de votre lettre recommandée (en attente de réception, reçue, avis de négligence, plis non distribué).

  1. Mon numéro de suivi est-il sécurisé ?

Lors de l’envoi d’une lettre recommandée électronique, un numéro de suivi unique est affecté à votre lettre recommandée. Ce numéro de suivi est issu d’un algorithme complexe qui vous assure une totale confidentialité des données liées à ce recommandé.

Le numéro de suivi ne donne accès qu’aux différentes étapes d’envoi de votre recommandé, il ne donne pas d’aperçu de votre lettre, de celle de votre destinataire. Ainsi, en cas de vol ou de perte de ce numéro de suivi. La confidentialité de l’envoi est strictement respecté.

La totalité de votre historique et de vos lettres recommandées, envoyées et reçues sont disponibles en s’enregistrant, depuis votre Espace utilisateur.

 

LES QUESTIONS DESTINATAIRE

 

  1. Je suis un destinataire particulier. Je viens de recevoir une notification de réception d’un recommandé électronique. Quelles sont les étapes à suivre pour le récupérer ?

Lorsque vous recevez pour la première fois une lettre recommandée électronique, il vous faut tout d’abord accepter le principe de réception en ligne. C’est une condition obligatoire à la réception de votre courrier en ligne et vous évite ainsi les désagréments liés au courrier recommandé papier (assignation à résidence, déplacement au guichet, file d’attente…) (cf. question 12 et 13). Cette étape ne se fait qu’une seule et unique fois. 

Au même titre que lors du premier passage du facteur, vous disposez de 15 jours, pour accepter, refuser ou ignorer le courrier recommandé. Il est important de noter que le refus ou la négligence n’exemptent pas votre responsabilité au regard du contenu envoyé.

Une fois le courrier accepté et afin de le rendre accessible à la lecture, la loi impose une preuve substantielle de votre identité. Deux éléments sont requis, une copie de votre pièce d’identité (carte nationale d’identité, passeport ou carte de séjour) ainsi qu’une vidéo live de 5 secondes de votre visage ou 3 photos live de votre visage, selon le navigateur que vous utilisez. L’analyse de vos informations est instantanée. 

La création d’un compte à cette étape permet l’enregistrement de votre identification. Elle vous évite ainsi d’avoir à recommencer cette procédure d’identification lors d’une prochaine connexion.

Une fois l’identification effectuée votre recommandé est disponible à la lecture.

  1. Que faire si je ne parviens pas à télécharger ma pièce d’identité ? 

Pour que notre système puisse identifier formellement que votre d’identité est authentique, votre pièce d’identité doit être transmise dans le meilleur état possible. Préférez votre passeport à votre carte nationale d’identité si cette dernière a été pliée.

L’ensemble des informations de votre pièce d’identité sont vérifiées, elles doivent donc être lisibles.

Afin que nous puissions au mieux effectuer les vérifications nécessaires sur votre pièce d’identité, préférez l’utilisation d’un scanner ou encore d’une application scanner pour télécharger votre pièce d’identité sur Recommandé.com. Evitez de prendre en photo votre pièce d’identité, la lumière générée par le flash ou la lumière environnante peuvent altérer les informations et les rendre illisibles.

Nous ne serions être tenus responsables d’une impossibilité de téléchargement du fait d’un document endommagé ou d’un téléchargement d’une copie inadéquate.

Si malgré ces précautions, le système détecte tout de même une anomalie sur la copie de votre pièce d’identité, cliquez sur le bouton « je ne parviens pas à m’identifier ». Nos équipes vous contacterons dans les meilleurs délais pour vous accompagner.

Il est important de noter que votre lettre recommandée ne peut être lue tant que cette vérification n’a pas été faite.

  1. Que faire si je ne parviens pas à enregistrer la vidéo en live pour la vérification de mon identité ?

Notre système détecte automatiquement votre webcam. Veillez donc à bien accepter son utilisation dans l’encadré qui apparait afin que la vidéo soit enregistrée. 

Si la vidéo n’est pas prise en charge avec votre navigateur, Recommandé.com vous propose de prendre trois photos d’identité. 

En cas de problème, essayez de mettre à jour ou de changer votre navigateur. Malgré toutes ces précautions, si la vidéo ne fonctionne pas, contactez notre équipe via le formulaire de contact, en cliquant sur le menu « Besoin d’aide ».

  1. Quelles sont les précautions à prendre pour l’enregistrement en live de la vidéo ou des 3 photos d’identité ? 

Avant de commencer l’enregistrement de la vidéo ou des 3 photos d’identité, placez-vous face à votre écran, visage droit, expressions neutres, dans un environnement éclairé. La technologie utilisée reconnait immédiatement les anomalies et les cas d’usurpation d’identité. Vous ne devez ni rester trop immobile, ni bouger la tête trop rapidement. Faites de légers mouvements du visage sans sortir du cadre. 

 

SECURISATION DES DONNEES – VALEUR LEGALE

 

  1. Comment est garantie l’intégrité de vos données ?

Nous garantissons l’intégrité de votre recommandé de bout en bout en y apposant un cachet d’horodatage. Ce cachet d’horodatage est apposé de manière sécurisé et crypté par un prestataire de confiance qualifié. Par ailleurs, afin de se prévenir de toute modifications de données, Recommande.com garantit l’envoi et la réception de données par une signature électronique avancée.

  1. Comment sont vérifiées les identités de l’expéditeur et du destinataire ?

Conformément à la loi, notre procédure inclut l’identification du destinataire de façon obligatoire. Cette vérification est effectuée une seule fois, pour les détenteurs d’un compte.

Les données de tout utilisateur (expéditeur et destinataire) peuvent être, conformément au règlement européen eIDAS vérifiées avec un degré élevé. Cette démarche permet d’empêcher les risques d’utilisation ou d’altération de l’identité. 

L’identité du destinataire est systématiquement vérifiée par comparaison de sa pièce d’identité (passeport ou carte d’identité valide) et d’une vidéo ou photo en live, selon le navigateur choisi, de son visage enregistré durant 5 secondes.

  1. Quelle est la valeur de l’horodatage ?

Ce marqueur de temps permet la datation du dépôt et de la réception (ou de la non-réception) d’un courrier. L’horodatage est vérifiable sur Adobe Reader. Il confère à votre lettre recommandée sa valeur probante et la garantie de son intégrité. 

  1. Comment sont archivées vos données ?

Toutes les informations relatives à votre lettre recommandée sont archivées 3 ans dans un coffre-fort hautement sécurisé. Ces dernières sont cryptées via un module dédié. Par ce biais, nous vous offrons l’entière traçabilité sur vos éléments. En cas de litige, vous avez ainsi accès à vos éléments de preuve, irréfutables. Vous êtes bien mieux protégés qu’avec une lettre recommandée papier au guichet.